Assistant de Centre

L’Assistant de Centre assure la gestion administrative et matérielle du centre. Interface des fournisseurs et autres prestataires, il veille au respect des délais et de la facturation afin d’assurer le maintien et l’optimisation des contrats en cours et/ou à venir. Soutien du Comité de Direction du Centre, pour lequel il gère les aspects logistiques.

Qualités

Communication orale et écrite
Rigueur
Organisation
Relationnel
Disponibilité
Discrétion
Capacité d’adaptation
Maîtrise bureautique
Gestion de projet

Profil

BAC
BAC+2
BAC+3

Expérience

de 1 à 3 ans
de 3 à 5 ans

Activités principales

Gestion administrative

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique
  • Assurer les tâches administratives quotidiennes : gestion du courrier, travaux de secrétariat divers (frappe de notes, compte-rendu, tableaux de bord et autres documents), gestion des badges d’accès au bâtiment
  • Assurer différents travaux de gestion : vérification des factures reçues, rapprochement bancaire
  • Veiller à l’application et au suivi des procédures Acticall sur le centre
  • Réaliser les comptes rendus de réunion
  • Assurer la gestion des déplacements des collaborateurs du centre
  • Assister le Directeur de Centre : gestion de son planning, suivi de ses rendez-vous, organisation de ses déplacements, assistance pour l’organisation d’événements, …
  • Veiller au bon entretien du matériel (remonter les informations terrain, réclamations et incidents au Directeur du Centre pour permettre l’amélioration des « conditions de vie » sur le centre, contrôler l’entretien du bâtiment)
  • Assurer la gestion de la sécurité du centre : Exercice incendie, contrôle du matériel de sécurité, plan d’évacuation

 

Gestion des fournitures et du matériel

  • Suivre les dépenses et se montrer force de proposition pour permettre des économies sur le centre
  • Assurer le suivi de l’exécution des contrats fournisseurs du centre
  • Gérer les commandes et le stock des fournitures et du matériel de bureau du centre
  • Gérer les différents fournisseurs et prestataires de services : contact, suivi des délais, facturation

Postes à pourvoir